結論から言えば、会社法などの条文で細かく決められているので、それに従います。

まずは、株主総会議事録の主な記載事項です(会社法施行規則72条)。

  • 株主総会が開催された日時・場所
  • 議事の経過と結果
  • 出席役員の氏名
  • 議長の氏名
  • 議事録を作成した取締役の氏名

次に、取締役会議事録の主な記載事項です(会社法施行規則101条)。

  • 取締役会が開催された日時・場所
  • 議事の経過と結果
  • 特別な利害関係がある取締役がいるときは、その取締役の氏名
  • 出席役員・株主の氏名
  • 議長の氏名
  • 出席取締役・監査役の署名・記名押印(会社法369条3項)

さらに、会社法の各条文にも、こういうことをする場合にはこういうことを定めなさいとなっていますので、それも記載します。例えば、剰余金の配当(いわゆる利益配当)を行う場合、株主総会で会社法454条に規定されている事項を定めるので、株主総会議事録にもその事項を記載します。

なお、登記に使用する場合は法務局届出印や実印で押印する必要がありますが、それ以外の場合は決まりはありません。

また、株主総会議事録については、法律上そもそも押印不要ですが、通常は定款(会社の憲法)で要求されています。


一定の場合には株主総会・取締役会の決議や株主総会・取締役会への報告を省略できますが、このときも議事録を作成します(会社法施行規則72条、101条)。  

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